Yönetimin Yıl Sonu İşlemleri: Genel Kurul Öncesi Bilinmesi Gereken 14 Madde

Genel kurullar yaklaşırken dikkat edilmesi gereken püf noktaları sizin için kaleme aldık. Yılın son günlerini yaşarken site ve apartman yönetimlerinde genellikle ocak ayında yapılan veya yapılması planlanan olağan genel kurul toplantıları için hazırlıklar başladı. Aslında her anagayrimenkul / toplu yapı için “yıl sonu” yılın son ayı olan aralık ayı demek değildir. Bazı apartman ve sitelerde örneğin ekim ayı olağan genel kurul ayı ise bunlar için “dönem sonu” eylül ayının son günüdür. Hesap dönemi ekim ayının birinden başlayan ve bir sonraki senenin eylül ayının sonuna kadar devam eden dönem olup, kesin hesaplarını bu dönem arasındaki gelir ve harcamalara göre yaparlar.

Anagayrimenkulün / toplu yapının tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında olağan genel kurul tarihi belirlenmiş olabilir. Eğer yönetim planında olağan genel kurul tarihi belirlenmedi ise olağan genel kurul tarihi takvim yılının ilk ayı, yani ocak ayıdır. Genel kurul toplantısı hazırlıklarının başlamasıyla birlikte çoğu site, rezidans ve apartman yönetiminde olağan genel kurul toplantısına kadar belli şekil ve usul şartlarının yerine getirilmesi adına gerekli önlemlerin alındığı ve çalışmaların yapıldığı aşikardır. Her yıl sonu olağan genel kurul toplantılarına hazırlıklarda ve toplantı süreçlerinde kanunen nelere dikkat edilmesi gerektiğine ilişkin Apsiyon Akademi’ye gelen sorular artış göstermiştir. Bizler de bu sorulara bir nebze cevap olması adına aşağıdaki dikkat edilmesi gereken en önemli püf noktalarını siz değerli Apsiyon Blog takipçileri için derledik.

1. Yönetim planınızı iyi okuyun. 

Uygulamada yöneticiler ve bu işler ile uğraşanlar 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu detaylı olarak okuduğunu söylese de yönetim yaptıkları site ve apartmanın yönetim planından bir haber olabiliyorlar. Olağan genel kurul toplantısından önce mutlaka site yönetim planınızı dikkatlice okumanızı tavsiye ederiz. 

2. Dönem sonu mali hesapların kontrol edilerek faaliyet raporunun, mali tabloların, denetim raporunun hazırlanmasının sağlanması 

Yönetimler her yıl hesapları kapatmak, her yıl genel kurulda bu sonuçları mutlaka kat valiliklerine sunmak durumundadırlar. Kat malikleri de yönetimler kadar bu hesaplardan bir sonuç çıkarırlar. Yönetimlerin faaliyetleri en iyi şekilde anlatılabilmesinin yolu yıl sonuna kadar olan bütün işlemleri doğru ve eksiksiz olarak tamamlamaları, işlemleri tamamladıktan sonra hesapları kapatarak o yılın gelir ya da gider fazlasını, mevcutlarını ve borçlarını göstermeleridir. Yönetimler bu bilgileri mali tablo ve raporlara dökerek genel kurullarda kat malikleri ile, toplu yapılarda temsilciler kurullarında temsilciler ile paylaşarak kat maliklerinin veya onların temsilcilerinin apartman / site ile ilgili mali anlamda anlamlı bilgi sahibi olmalarını sağlayabilirler.

• Banka, Kasa ve Stok Hesaplarının Bakiye Kontrolü
• Mizan Alınması ve Tüm Hesapların Gözden Geçirilmesi
• Mali Tabloların Doğruluğu Konusunda Kesin Yargıya Varılması
• İşletme Projesinin Yönetim Planına Göre Uygunluğunun Kontrolü
• Kat Maliklerine Tebliğ Edilen Borçlandırmaların Projeye Göre Uygunluğunun İncelenmesi
• Enerjiye İlişkin Kullanımlar ile Faturaların Karşılaştırılması
• Çalışanların Birikmiş Kıdem Tazminatlarının Hesaplanması, Hesapların kapatılması, İşletme Defterinin Doldurulması, Dökümü
• Mali Tabloların, Defterlerin veya Kopyalarının Denetici veya Denetim Kuruluna Teslimi
• Yeni Dönem Karar ve İşletme Defteri Tasdiklerinin, Eski Dönem Defterlerinin Kapatılması veya Ara Tasdiklerinin Yapılması
• Olağan / Olağanüstü Genel Kurul Çağrısının Yapılması, Yeni Dönem İşletme Projesinin (Bütçe) ve İşletme Projesi Harici Bütçelerin Genel Kurula Sunulmak Üzere Hazırlanması, Faaliyet Raporunun, Mali Tabloların, Denetim Raporunun Maliklere veya Toplu Yapılarda Temsilcilere Tebliğ Edilmesi

Apartman ve Site Yönetimlerinin Yıl Sonu Yapmaları Gereken Çalışmalar
Apartman ve Site Yönetimlerinin Yıl Sonu Yapmaları Gereken Çalışmalar

3. Olağan toplantı tarihlerini yönetim planına göre belirleyin. 

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. maddesinin ilk fıkrası her ne kadar takvim yılının ilk ayını olağan genel kurul toplantısı için belirlemişse de madde metninde “eğer yönetim planında başka türlü bir tarih belirlenmemişse” hükmü yer aldığından dolayı olağan genel kurul toplantı ayının ne zaman olacağına ilişkin en net bilgi yine yönetim planınızda yer alacaktır.  KMK’nın 29. maddesi “Kat malikleri kurulunun, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanacağını, toplu yapılarda kurulların, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanacağını” ifade eder. Tapu sicillerinde kayıtlı yönetim planlarında genellikle ocak ayı olağan genel kurul ayıdır. Ancak farklı bir ay ve tarih belirlenmiş olabilir.

4. Olağan toplantı çağrısını düzenleyip kat maliklerine iletin. 

Olağan genel kurul toplantısına ilişkin bir olarak bir çağrı ilamı hazırlamak durumundasınız. Bu çağrı ilamında toplantı tarihlerini belirterek gündemin ne olduğunu yazmalısınız. Yönetim planında olağan genel kurul tarihleri gün, ay, saat ve toplantı yeri olarak yazılı olmadıkça olağan genel kurullarda da toplantı çağrısının hazırlanması gerekir. Toplantı çağrısında genel kurulun ilk ve ikinci oturumunun tarihi, saati, toplantı gündemi, toplantı yeri, vekalet örneği bulunmalıdır.   

5. Toplantı yeri, gün ve saatlerini çağrıda yazmayı unutmayın. 

Birinci ve yeterli çoğunluk sağlanmadığı takdirde yapılacak ikinci toplantının yer, tarih ve saatini yazmak zorunludur. Eğer bu bilgiler toplantı çağrısına yazılmaz ise alınan kararlar KMK madde 33 çerçevesinde Sulh Hukuk Hakimliği tarafından iptal edilebilir. KMK’nın 29. maddesinin son fıkrasına göre “ilk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. (Ek cümle: 14/11/2007-5711/14 md.) İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz.” Yine KMK’nın 30. maddesine göre “Yeter sayının sağlanamaması nedeniyle ilk toplantının yapılamaması halinde, ikinci toplantı, en geç on beş gün sonra yapılır.”

6. Çağrı ilamını elden imza ya da taahhütlü posta yolu ile tebliğ edin.

Kat mülkiyetine tabi taşınmazların yönetiminde genel kurul çağrısı kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla bildirilir. Her ne kadar bilişim çağında da yaşasak kanunun aradığı ve kabul ettiği usul elden imza ya da iadeli taahhütlü posta yolu ile tebliğ olup, ispat külfeti açısından önem arz etmektedir. Elden imza yolu ile tebliğ şeklinde, tebliğ yapılacak kişinin bizzat kendisi ya da fiilen orada oturan bir kişi olmasına, geçici ikamet eden kişiye veya evde bulunan 18 yaşından küçük kişilere elden tebliğ yapılmamasına özen gösteriniz. 

7. Toplantı çağrısı ile beraber hazır ise mevcut dönem gelir gider ve faaliyet raporunu, denetim raporunu, yeni dönem tahmini işletme projesini de tebliğ edin.

Mevcut Dönem Gelir Gider ve Faaliyet Raporu: Kanunun 39. maddesi ise “yöneticinin hesap vermesini düzenlemiş olup, “yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, anagayrimenkul dolayısıyla o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür.”

Denetim Raporu: KMK’nın yönetimin denetlenmesini düzenleyen 41. maddesinde “denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa, her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve anagayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir; bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.”

Yeni Dönem İşletme Projesi: Yine Kat Mülkiyeti Kanunu’nda göre “işletme projesinin yapılması” 37. maddede düzenlenmiş olup, kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapar. Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır.”

Mevcut Dönem Gelir Gider ve Faaliyet Raporu, Denetim Raporu, Yeni Dönem İşletme Projesi genel kurul çağrısı ile beraber kat maliklerine tebliğ edilmek zorunda değildir. Ancak apartman ve siteler (toplu yapılar) artık daha fazla bağımsız bölümden oluşan yüksek katlı ve çok bloklu yapılar haline gelmiştir. Kat maliklerinin kendi özel hayatları, iş yaşamları günümüzde çok yoğun bir hal almıştır. Genel kurul toplantılarına ilgileri de azalmıştır. Toplantıların kat maliklerini huzursuz etmeden verimli bir şekilde onların en az vaktini alacak şekilde tamamlanması doğru olacaktır. Bu belgelerin genel kurulda kat maliklerine dağıtılması, ilk defa gördükleri evrakların üzerindeki faaliyet, rakam ve işaretleri hemen yorumlayamamalarına yol açarak, toplantıda huzursuzluk yaratmaktadır. Özellikle işletme projesinin genel kurulda katılanların çoğunluğu ile kabul edilmemesi halinde yöneticinin gecikmeksizin bir işletme projesi yapması, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirmesi gerekecektir. Genel kurulda kabul edilmemiş olan bir işletme projesinin kat maliklerine bildiriminden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edildiği taktirde yeniden kat malikleri kurulunun toplanması gerekecektir. Yeniden bir genel kurul toplantısı olağanüstü genel kurul anlamına gelecek, KMK’nın 29. maddesinin ikinci fıkrasına göre ise “toplantı için istenilen tarihten en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla” zaman kaybına, çağrı ve yeniden toplantı için masraf yapılmasına sebep olacaktır. En doğru işlem “İşletme Projesinin” genel kurulda kabul edilmesidir.  

Yöneticinin ve Yönetim Kurulunun Hesap Vermesi
İşletme Projesi Yapılırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

8. Toplantı akışının bozulmaması için gerekli tedbirleri alın.

Toplantı günü komşuluk hukuku kapsamında gerekli tedbirlerin alınarak kat maliklerinin arasında çıkabilecek uyuşmazlıkları engelleme adına gerekli tedbirleri almanızda fayda olacaktır. Bu tedbirler arasında kat mülkiyetinde zorunlu olmasa da toplantıyı idare etmek üzere bağımsız bölüm ve blok sayısına bağlı olarak bir toplantı yöneticisi ya da yine katılımcı sayısına bağlı olarak iki veya daha fazla kişiden oluşan üyelerinin farklı görevler aldığı bir divan heyetinin oluşmasını sağlamak için gündeme alınmasıdır. 

Diğer taraftan kalabalık toplantılarda gereksiz ve yetkisiz konuşmaları önlemek için yeterli sayıda mikrofon ve ses tertibatının bulunması, oy sayımının sağlıklı yapılması için önceden hazırlanmış oy pusulalarının, oy sandıklarının hazır bulundurulması, gündemin, gelir gider tablosunun, denetim raporunun, işletme projesinin ve diğer bilgilerin gösterileceği boyutu ve sayısı yine toplantı katılım sayısına göre belirlenmiş projeksiyon cihaz ve ekranlarının bulunması, tüm bu faaliyetleri gerçekleştirmek üzere yeterli sayıda personel tedariki, çok kalabalık toplantılarda asayişin ve düzenin sağlanması amacı ile yeterli sayıda özel güvenlik görevlilerinin sağlanması önemlidir.

Genel Kurulda Divan Heyeti Seçilmesi Zorunlu Mu?

9. Toplantı ve karar yeter sayılarına, vekalet sınırına ve oy kullanma sınırına dikkat edin. 

- Genel ve alelade kararlar için kanunun 32., 37., 39. maddelerindeki ÇOĞUNLUK SAYISI tespitini, 

- Alınacak kararlarda özellik gerektiren çoğunluklar için kanunun 19., 24., 25., 28., 34., 41., 42., 43., 44., 45., 71., Geçici 2. ve Geçici 4. madde, Ek 5 maddelerdeki KARAR YETER SAYISININ tespitini,

- Vekaletname ile kullanılan oylar bakımından kanunun 31. maddesinin son fıkrasındaki vekaletname alma sınırı hususundaki hükümleri uygulamayı,

- Çok fazla bağımsız bölümü olan kişiler bakımından kanunun 31. maddesinin ilk ve ikinci fıkrasındaki OY KULLANMA SINIRI hükmünün uygulanıp uygulanmayacağının tespitini, 

- Bu sınıra takılması halinde ise kullanamadığı oyların başka bir vekil ile kullanamayacağının da uyarısını yapmayı unutmayın. 

Site Yönetimi Toplantısında Her Bir Kat Maliki Kaç Vekalet Alabilir?
Site Yönetimi Toplantısında Her Bir Kat Maliki Kaç Vekalet Alabilir?

10. Yönetici ve denetçi seçiminin her iki toplantıda da sayı ve arsa payı çoğunluğu ile seçildiğini unutmayın. 

KMK madde 34/4 ve 41/3 gereği hem yönetici/yönetim kurulu hem de denetçi/denetim kurulu üyeleri birinci veya ikinci toplantı olması fark etmeksizin ana yapıdaki toplam malik sayısının sayı ve arsa payı çoğunluğu ile seçildiğini (bu kadar kişinin olumlu oy kullanması) şeklinde hukuka uygun bir seçim yapılacağını unutmayın. 

11. Toplantıda konuşulanları düzgün bir tutanak haline getirin. İtiraz kayıtlarını da kayıt altına alın. 

Toplantıyı baştan sona tutanak ve yazılı kayıt haline getirecek bir yardımcı ile çalışın. Toplantıyı yönetmek üzere divan heyeti teşkil edilmiş ise oy sayımının, genel kurul tutanak yazımının hızlı ve toplantı sonunda hazır olmasını sağlayın. Olumsuz oy kullananların varsa itiraz kayıtlarını da not etmeyi unutmayın.

12. Genel kurulda alınan kararları ve işletme projesini toplantıya katılmayan kat maliklerine tebliğ etmeyi unutmayın. 

Toplantıya katılmayan kat maliklerine hem alınan kararları hem de toplantıda kabul edilmiş ise yeni dönemin işletme projesini tebliğ etmeyi unutmayın. Genel kurul öncesinde kat maliklerine eski dönem gelir gider tablosu ve faaliyet raporu ile denetim raporu gönderilmiş ise bunların tekrar gönderilmesine gerek yoktur. Ancak genel kurulda kesinleşmiş işletme projesinin toplantı öncesinde gönderilen işletme projesi ile aynı olsa dahi genel kurul kararı eki olarak gönderilmesi yapılacak icra takipleri ile uygulanacak gecikme tazminatlarının iptal edilmesini önleyecektir. Diğer taraftan eğer genel kurulda işletme projesi katılanların çoğunluğu ile kabul edilmemiş ise yöneticinin işletme projesini genel kurul kararı ile göndermesi de zorunludur. Bu tebliğ ile birlikte hem işletme projesinin 7 günlük itiraz süreci sonunda kesinleşmesi hem de 1 aylık dava açma hakkının başladığı göz önünde bulundurulması önem arz etmektedir. 

13. Gelecek senenin (ara tasdik olmayanlar) defterleri notere tasdik ettirmeyi unutmayın! (Her Aralık Ayı Sonuna Kadar) 

Apartman genel kurul tarihi veya toplu yapılarda (sitelerde) temsilciler kurulu tarihi ne olursa olsun yeni yılda kullanılacak karar ve/veya işletme defterlerinin tasdik zamanı yılın son ayı olan aralık ayıdır. Eski defterin kalan sayfaları yeni yıl için yeterli olmayacaksa yeni bir deftere ihtiyaç vardır. Yeni defter hangi yılda kullanılacaksa, o yıldan önceki yılın sonuna yani aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilmelidir. Bir örnek ile anlatalım; örneğin 2023 yılında sitenin kullanacağı “Karar Defteri” veya tutuluyorsa “İşletme Defteri”, eğer defter hiç yok ise, ya da 2022 yılında kullanılmış olan defter 2023 yılında kullanılırsa sayfa sayısı yetmeyecek ise yeni bir deftere ihtiyaç vardır. 2023 yılında kullanılacak yeni deftere ihtiyaç varsa 2022 yılı aralık ayı sonuna kadar notere tasdik ettirilerek defter açılışı yapılmalıdır. 

Apartman ve Sitelerin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler

14. Eski dönemin defterlerini noterde kapatmayı veya ara tasdik ettirmeyi unutmayın! (Her Ocak Ayı Sonuna Kadar)

Apartman genel kurul tarihi veya toplu yapılarda (sitelerde) temsilciler kurulu tarihi ne olursa olsun eski yılda kullanılan karar ve/veya işletme defterlerinin her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yani ocak ayının son gününe kadar yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Yine bir önceki yıl defteri tasdik ettirilirken tespit edilen sayfa sayısı fazla ve defter bir sonraki yılda da kullanılacak durumda ise, defterin devam ederek kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayı sonuna kadar tasdik ettirilir, bu işleme ara tasdik denir. Bir örnek ile anlatalım; örneğin 2023 yılında sitenin kullanacağı “Karar Defteri” veya tutuluyorsa “İşletme Defteri”, 2022 yılında kullanılmış olan defterde kalan sayfa sayısı 2023 yılında da yetecek kadar mevcut ise yeni bir deftere ihtiyaç yoktur. Yani apartman veya siteler 2022 yılında tasdik ettirdikleri Karar veya İşletme Defterleri’ni 2023 yılında da kullanacaklarsa, 2023 yılı ocak ayı sonuna kadar ara tasdik ettirerek kullanır.

Site Yönetimlerinin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler Nelerdir?