Apsiyon
Konut Sakinine Özel Uygulama
Apartman ve site yöneticisinin en doğal hakkı olan “istifa” tek taraflı bir eylemdir. İstifa “gidiyorum ben, sen hoşça kal”, “ister kabul et, ister etme" demektir. Yöneticilerin istifalarında; taşınmalar, bağımsız bölümlerinin satışı, aile durumları, yöneticiliğe dair sorumlulukların ve görevlerin ağır gelmesi, profesyonel iş ve özel yaşamından zaman ayıramaması gibi kişisel sebepleri öne çıkmakla beraber, kat maliklerinin kendilerine düşen borçları ve yükümlülükleri yerine getirmemesi, dedikodular, gereksiz şüpheler, yönetimin işleyişinin önlenmesi amacı ile kötü niyetli hareketler gibi anagayrimenkulün malikleri ve kiracılarının hal ve hareketleri de etkilidir. Profesyonel apartman, site yönetim hizmeti veren kişi ya da şirketler için ise görevlerinin gerektirdiği eylemler neticesinde kat maliklerinin bir kısmı ile ilişkilerinin bozulması istifaların temel nedeni olarak kendini göstermektedir.
Öncelikle tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planınızı okuyunuz. Aşağıdaki tüm maddeler genel hükümler dahilinde yazılmıştır. Özel hükümler tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planınızdadır. İstifa dilekçesinin karar defterine yazılması zorunluluğu olmadığı gibi noter kanalı ile istifaya gerek yoktur. Site /apartman yönetiminin karar defterindeki adresine taahhütlü posta ile de bildirim yeterlidir. Dilekçeyi elden imzalatma olanağı var ise diğer yönetim kurulu üyelerine ve yedek üyelere ya da kat maliklerine iletilebilir. İstifa dilekçesi bunlardan hangisine teslim ediliyorsa teslim evrakının karşı tarafça imzalanmış bir suretinin alınması doğru olacaktır. İstifanın bildirildiği olağanüstü genel kurul çağrısının teslim listesi ve genel kurul kararının imzalı halinin ya da eki olan hazirun listesinin kopyası da aynı istifanın tebellüğü anlamına gelecek olup, 5 yıl süre ile istifa eden yönetici tarafından saklanması faydalı olabilir.
İstifanın genel kurulda / toplu yapılarda temsilciler kurulunda reddedilmesi veya onay verilmesi diye bir husus söz konusu değildir. İstifayı kabul edip etmeme yönetim kurulunun, kat malikleri kurulunun ya da temsilciler kurulunun taktirinde değildir, istifa edilmiştir, göreve devam edilmeyecektir. Yine genel kurulda istifanın gündeme alınması ya da kabulü için yeter sayı ya da toplantıya katılanların çoğunluğu gibi bir gereklilik yoktur. Genel kurula katılan malikler istifa iradesine uymak durumundadır. Önemli olan genel kurulun yapılması, yöneticinin hesabını vermesi ve istifaya kadar olan son dönemin değerlendirilmesidir.
Genel kurul (toplu yapılarda temsilciler kurulu) istifa sebebi ile çağrılmaz ise yeni yönetim kurulu / yönetici seçilemeyeceğinden istifa eden yönetici / yönetim kurulu üyelerinin sorumluluğu da devam eder. Dolayısı ile sadece istifanın söylem, ilan, WhatsApp, mail, SMS yolu ile duyurulması yeterli değildir. Yöneticinin olağanüstü olarak genel kurulu toplayıp kendi döneminin hesabını vererek istifa etmesi doğru olacaktır. Çoğu istifa eden yönetici/yönetim kurulu başkanı kırgın olduğu için maliklerin/temsilcilerin “yüzünü dahi görmek istemediğini, mali yetkilerin kendisinde değil muhasip üyede olduğunu ifade ederek” genel kurulu /temsilciler kurulunu olağanüstü toplantıya çağırmaktan imtina etmekte “yönetim kurulunun diğer üyeleri zaten görevlerinin başındalar”, “toplantıya ihtiyaç yok” kanısındadır.
Yönetici veya yönetim kurulu başkanının ya da istifa eden yönetim kurulu üyesinin kat maliklerinin çağrıldığı olağanüstü genel kurula katılması da zorunlu değildir. İstifa eden toplantıda bulunamıyor ya da bulunmak istemiyorsa beyanlarını bir vekil ile yaptırabilir, genel kurulda okunmak üzere bir mektup gönderebilir ya da hiçbir beyanı olmayabilir. Genel kurulda yeni yöneticinin, yönetim kurulu başkanının, yeni üyenin veya yeni yönetim kurulunun seçilip seçilmemesi istifa eden yönetici veya yönetim kurulu üyeleri için bir önem taşımaz. Ancak istifa eden öncesinde yönetici gelir ve gider hesaplarını hazırlar, mali durumu toplantı çağrısı ile beraber kat maliklerine taahhütlü posta veya elden imzalı gönderir.
Yeni yöneticinin seçilip seçilmemesi eski yöneticiyi bağlamaz. İstifa eden yönetici genel kurulu olağanüstü surette çağırarak kendi dönemini sona erdirir. İstifanın görüşüleceği ve yeni yöneticinin seçileceği kat malikleri kurulu toplanamaz, yeterli çoğunluk sağlayamaz ve yeni yönetim kurulu seçemez iseler sulh hukuk mahkemesine yönetici atanması için kat maliklerinden herhangi birisi başvuru yapabilir. Başvuru istifa eden yönetici eğer malik ise onun tarafından da başvuru yapılabilir. İstifa eden yönetim kurulu başkanı genel kurulda istifa beyanını sunup dönemine ait hesabı verdikten sonra yönetim görevine devam etmek zorunda değildir.
Olağan üstü genel kurulu çağırma görevi öncelikle yöneticinindir! Olağanüstü genel kurulu çağırma görevi her halükarda yöneticinin veya yönetim kurulu başkanınındır. Apartmanda yönetici veya sitede (toplu yapıda) yönetim kurulu başkanı istifa etmiş ise de bizatihi yönetici /yönetim kurulu başkanı genel kurulu / toplu yapılarda temsilciler kurulunu olağan üstü toplantıya davet etmelidir. 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 35. maddesi yöneticinin “genel yönetim işlerinin görülmesine ilişkin görevlerini” sayar. “Yöneticinin görevleri, yönetim planında belirtilir; yönetim planında aksine hüküm olmadıkça, yönetici 35. maddedeki işleri görür:”
Bu görevlerden bazıları;
• 35. maddenin b) fıkrasında yazılı olan “anagayrimenkulün gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması;”
• g) fıkrasında bulunan “anagayrimenkulü ilgilendiren bir sürenin geçmesinden veya bir hakkın kaybına meydan vermeyecek gerekli tedbirlerin alınması;”
• k) fıkrasında ifade edilen “kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması”
Yöneticinin ve Yönetim Kurulunun Hesap Vermesi
Yöneticinin veya yönetim kurulu başkanının olağanüstü genel kurulu toplantıya çağırma görevindeki amaç anagayrimenkulün idaresinde bir eksiklik ve zaman kaybı olmamasının amaçlanması yanında Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK’nın) 39. maddesinde yazılı olan “hesap verme” gerekliliği sebebi iledir. Yönetici/Yönetim Kurulu Başkanı döneminin hesabını denetçiye / denetim kuruluna ve nihayetinde genel kurula / temsilciler kuruluna vermeli, tercihen idari ve mali olarak başarılı olup olmadığının oylaması yapılmalıdır. Uygulamada, mevzuatta olmamasına rağmen yöneticinin mali ve idari olarak başarısının maliklerce değerlendirilmesi “ibra oylaması” olarak bilinir. Unutmayalım ki KMK’nın 39. maddesine göre “yönetici, yönetim planında yazılı zamanlarda eğer böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna, ana gayrimenkul dolayısıyla o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür”.
Yönetim kurulu başkanı bu görevi yerine getirmediği taktirde yönetim kurulunun istifa etmemiş olan üyeleri toplantı çağrısını kat maliklerine göndermelidir. Yönetici yada yönetim kurulu üyeleri tarafından olağanüstü toplantı davetinin yapılmaması halinde Kat Mülkiyeti Kanununun 29. maddesinin üçüncü fıkrasına göre “önemli bir sebep ortaya çıkmış olup”, “denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla” “kat malikleri kurulunun, toplu yapılarda toplu yapı temsilciler kurulunun” her zaman toplanması mümkündür.
Toplantı çağrısı ve gündemde;
• İlk ve ikinci oturumun tarih, saat ve toplanma yeri,
• istifa edilen döneme kadar olan gelir ve gider hesapları,
• denetim raporunun okunması (varsa)
• eski yöneticinin /yönetim kurulunun faaliyetlerinin değerlendirilmesi (eski yöneticinin / yönetim döneminin “ibrası”)
• yeni yöneticinin /sayıca eksik olan veya yönetim kurulunun tamamının seçimi ve görev, yetki ve haklarının belirlenmesi,
• varsa diğer hususlar
• kapanış maddeleri bulunabilir.
Bu sorunun yanıtı tapu sicilindeki yönetim planında varsa ilgili madde öncelikle dikkate alınmak üzere yönetim kurulunun seçildiği genel kurul / temsilciler kurulu kararına bağlı olarak yanıtlanabilir. Örneğin yönetim planında yazılı olduğu üzere genel kurulda 3 kişilik bir yönetim kurulu seçilmiş, yedek üye seçilmemiş ve yönetim kurulundaki görevlendirme bu yönetim kurulu tarafından kendi aralarındaki bir toplantı ile yapılmış ise bu durumda kurulun üyelerinden birinin istifası halinde iki üyesi kaldığından yönetim kurulu gerekli sayının altına düşmüş olup, olağanüstü genel kurula gidilmelidir. Mevcut üyelerin görevlerine devam edip etmemelerine genel kurul karar vermeli, eksik üyeyi seçmeli ya da 3 kişilik yönetim kurulunu yeniden belirlemelidir. Bir başka örnekte genel kurul yönetim kuruluna görevlerini de belirterek bir başkan, bir yazman, bir sayman üye seçmiş olsun. Bu yönetim kurulu üyelerinden başkan istifa ettiğinde eğer yerine seçilmiş bir yedek üye yok ise olağanüstü genel kurula gidilmelidir. Genel kurulda yönetim kurulu başkanlığına yeni bir seçim yapılmalıdır. Diğer bir örnekte yönetim planında yazılı olduğu üzere genel kurulda 3 kişilik bir yönetim kurulu ve 3 yedek üye seçilmiş olsun. Yönetim kurulundaki görevlendirme yönetim kurulunun asil üyeleri tarafından kendi aralarındaki bir toplantı ile yapılmış ise bu durumda kurulun üyelerinden birinin istifası halinde diğer iki üye bir yedek üyeyi (seçimde aldıkları oy sayısına veya bu sayı bilinmiyorsa yazıldığı sıraya göre) yönetim kuruluna davet ederler. Yeni görevlendirmeye yönetim planında aksi bir hüküm yok ise yine 3 kişilik yönetim kurulunun iki üyesinin görüşü ile karar verirler. Bu durumda olağanüstü genel kurula gidilmesine gerek olmayacak, yönetim kurulu görevlerine devam edebilecektir.
Yönetici ve denetçi ya da yönetim kurulu ve denetim kurulu farklı görevler ifa eden kişi ve kurullardır. Yöneticinin veya denetçinin istifası halinde diğerinin görevi etkilenmeyeceği gibi, denetim kurulunun istifası halinde de yönetim kurulunun görevi devam eder, diğer kurul etkilenmez. Bir yöneticinin ya da yönetim kurulu üyelerinin istifa etmesi halinde yedek üyelerin sayısı ile beraber yönetim planında yazılı usulde apartman / site yönetimini temsil edecek sayının altında kalması deneticinin / denetim kurulunun görevlerine devam etmesi için bir engel teşkil etmez. Denetici / denetim kurulu görevinin başındadır. Dolayısı ile tek bloklu yapılarda yıl içinde, toplu yapılarda ise yönetim süresi iki yılın herhangi bir zamanında istifa gerçekleşmiş ise olağan üstü genel kurul / temsilciler kurulu toplanır.
Genel kurulda yedek yönetici veya yönetim kurulu üyesi seçilmiş ise genel kurulun / toplu yapılarda temsilciler kurulunun toplanmasına, kat maliklerini / toplu yapı temsilcilerini genel kurula çağrılmasına gerek yoktur. Kat maliklerine tercihen istifayı ve yeni görevlendirme konusunda bilgilendirme yapmak yeterlidir. Yedek üyeler seçimlerine ilişkin genel kurul kararına bağlı olarak sıra ile asil yönetim kurulu üyeliğine davet edilirler. Yine tapu sicilinde kayıtlı yönetim planı ve genel kurul / temsilciler kurulu kararına uygun olarak yönetim kurulu kendi arasında görev bölüşümü yapar ya da yedek üye istifa eden asil üyenin yerine göreve başlar. İstifa eden yönetim kurulu üyesinin kuruldaki görevine bağlı olarak yönetim kurulu denetici/denetim kurulundan görev aldığı dönem için denetimin yapılması talep edebilir, denetçi/denetim kurulu bu denetlemeye kendisi de karar verebilir.
Eğer yedek yönetim kurulu üyesi seçilmemiş ise görev süresi hakkında (1 yıl / 2 yıl) tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planındaki ilgili hükümlere aykırı olmamak kaydı ile örneğin 3 kişilik bir yönetim kurulu seçiliyorsa ve iki üyenin imzası ile karar alınabiliyorsa ya da olağan toplantıya çok kısa bir süre kaldı ise istifa eden yönetim kurulu üyesi için olağanüstü genel kurul gibi masraflı bir toplantıyı yapmak tartışmalıdır. Örneğin yönetim planında 5 kişilik yönetim kurulu seçimi söz konusu ve yedek yönetim kurulu üyesi seçilmedi ise üyelerden birinin istifası halinde yönetim kurulu gereken sayının altına düşecektir. Bu durumda olağanüstü genel kurul yapmadan yönetimi sürdürmek mevzuata aykırı olsa dahi, herhangi bir şikayet yok ve oluşmayacak ise ve devredilecek genel kurul dahil maliklerden bir itiraz olmayacak, son genel kurul kararında temsil yetkisi istifa eden yönetim kurulu üyesinde değil, ya da bazı üyelerin birlikteliği biçimindeki bir temsil yetkisi ise bu durumun sürdürülebilmesi de mümkün olabilir. Bu durumda yönetim kurulları kendi durumlarına uygun kararı almak için bir avukata danışabilirler.
Örneğimizde kişi blok temsilcisi ve temsilciler kurulu üyesi iken toplu yapı yöneticisi veya toplu yapı yönetim kurulu başkanı seçilmiş. Daha sonra bu kişi toplu yapı yöneticisi veya toplu yapı yönetim kurulu üyeliği görevinden istifa etmiş. Böyle bir durumda yine de temsilciler kurulu üyeliği ve temsilciler kurulundaki oy hakkı devam eder.
Yeniden toplu yapı yöneticisi veya yönetim kurulu seçimi yapıldığında tabi ki aday olabilir. Ancak tabi istifanın doğru olması için eski dönemin hesabını vermesi doğru olur. Bunun için temsilciler kurulunu toplantıya çağırmalıdır, aksi halde sorumluluğu devam eder. Temsilciler istifa eden yönetim kurulu üyesini yeniden aday olduğunda seçebilirler.
İstifa konusunda daha detaylı bilgi edinmek için Apartman, Site Yöneticiliğini Bırakmak (İstifa Etmek) blog yazımıza ve ulaşabilirsiniz.
Yazımızda;
• Apartman ve Site Yöneticileri İstifa Edebilir mi? İstifa Etmesinin Nedenleri Nelerdir?
• Yöneticinin İstifa Etmesi Durumunda Yedek Yönetici Görevlendirilir
• Apartman ve Site Yöneticiliğinden Nasıl İstifa Edilir?
• Yönetici İstifa Dilekçesi Nasıl Olmalıdır?
• Apartman, Site Yöneticisi İstifa Ederken Olağanüstü Toplantı Yapılmalı Mı?
• Olağanüstü Toplantıda Yönetici Seçilmezse Ne Yapılır? konularına ulaşabilirsiniz.
06 Kasım 2023