Apartman Yönetimi İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Apartman ya da site yönetiminde sıkça kullanılan belge vb. neler olduğu her zaman araştırılan ve merak edilen konulardan biri olmuştur. Özellikle yönetici seçilen kat malikleri başta olmak üzere, yönetimi üstlenen kişiler bu tip gerekli evrakları ellerinin altında hazır olmasını isterler. Bu yazımızda sıkça kullanılan ve faydalı olan belgelerden bahsetmeyi uygun gördük ve sizler için apartman yönetimi için gerekli olan belgeleri sıraladık.

1. Karar Defteri

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 32. maddesi uyarınca apartman veya site yönetimlerinde bir karar defteri tutulması mecburidir. Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter tarafından tasdik edilmiş bu deftere kaydedilir. Dolayısıyla yöneticiler seçildiklerinde varsa kullanılabilecek eski defteri, yoksa yeni bir defteri her zaman hazır bulundurmalıdırlar. Görevleri bitince de yeni seçilen yöneticiye teslim etmelidirler. Defterler alınırken ve verilirken tutanak tutulmasında fayda vardır.

2. İşletme Projesi

İşletme projesi, apartman ve site yöneticilerinin aidatları tahsil ederken ve giderleri yaparken temel aldıkları ana belgelerdir. KMK’nın 37. maddesine göre kat malikleri kurulunca kabul edilmiş işletme projesi yoksa, yönetici gecikmeksizin bir işletme projesi yapmak zorundadır. Projelerde bir yıllık tahmini gelir ve gider tutarları, tüm giderlerden her kat malikine düşecek tahmini miktarlar ve her kat malikinin vermesi gereken avans tutarı gösterilir. Bu proje, kat maliklerine veya bağımsız bölümden fiilen yararlananlara, imzaları karşılığında veya taahhütlü mektupla bildirilir. Bildirimden başlayarak yedi gün içinde projeye itiraz edilirse durum kat malikleri kurulunda incelenir ve proje hakkında, karar verilir, gerekirse yeni bir proje hazırlanır. Bu önemine istinaden yöneticiler işletme projesinin hazırlanması hususunda özenli olmayı unutmamalıdırlar.

3. Toplantı Belgeleri

Apartman ve site yönetimlerinin her yıl ya da olağanüstü zamanlarda gerçekleştirilen toplantıları olur. Bu toplantılarda uygulamada, toplantıyı yönlendirecek kişiler seçilmekte, katılacak kat maliklerinin yanında katılmayacak kat malikleri için vekâlet verilenler tespit edilmekte ve gündemi oluşturan konular görüşülmektedir. Yöneticiler özellikle bu toplantılarda alınan kararların toplantıya katılan kat maliklerince imzalanmasına dikkat etmeleri ve şerh düşmek isteyenlerin açıklamalarını yazmalarına olanak tanımaları hızlı ve etkin karar alınması açısından önemlidir.

Vekâlet konusu da en sık karşılaşılan durumlardan biridir. Toplantıya katılamayacak kat maliklerinin vekâlet vermeleri için kendilerine önceden hazırlanmış metinlerin yollanması, işlemleri hızlandıracak ve toplantıların etkin gerçekleştirilmesine katkı sağlayacaktır. Ayrıca toplantı davet mektubu örneğinin yöneticinin arşivinde hazır bulundurulması da faydalıdır.

4. İdari Belgeler

Yönetici kat maliklerinin vekili demektir. Bu vekil statüsünün dayanağı da yönetici seçildiğini gösteren ve ispatlayan kat malikleri kararıdır. Yönetici, kamu ya da özel kurumlarla ilişkilerinde bu kararın örneğini hazır bulundurmalı, gerektiğinde ibraz edebilmelidir. Yöneticinin kaşe hazırlaması, adının yazıldığı bir kaşe ile birlikte imza atması, imzaların ispatını daha etkili hale getirecektir.

Personelle ilgili belgeler de yöneticinin arşivinde bulunması gereken belgelerdendir. Hizmet sözleşmesi örnekleri, izin belgesi, iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili belgeler, istifa belgesi, tazminat vb. ödemelerle ilgili belgeler de iş hukuku açısından önemlidir. Ayrıca aidatlarla ilgili belgelerin de arşivde bulundurulmasında fayda bulunmaktadır. Aidat borcunu ödemeyen kat maliklerine gönderilecek uyarı yazıları, tebligat örneklerinin de hazır edilmesinde yarar vardır.

5. Mali Belgeler

Yasal olarak apartman ve site yönetimleri vergi mükellefi olmasa da zaman zaman bazı sorumlulukları doğabilmekte ve daha da önemlisi yönetici yaptığı harcamaları mali belgelerle ispatlayabilmektedir. Dolayısıyla bu konuda da dikkatli olunmalıdır. Bir kere tahsilât makbuzu yöneticinin elinde hazır olmalıdır. Elde edilen tüm gelirler bu makbuz ile belgelenecektir. Bankadan alınan tahsilâtların ayrıca makbuz ile belgelenmesine gerek yoktur.

Giderler ise mutlaka öncelikli olarak fatura ile belgelenmelidir. Unutulmamalıdır ki yönetici çok düşük alışverişlerinde dahi fatura isteyebilir. Vergi mükellefleri de kendilerinden fatura istendiğinde vermekle yükümlüdür. Fatura alınması mümkün değilse makbuz, yazarkasa fişi, bilet, vb. perakende satış belgeleri ile harcamalar belgelenmelidir. Banka işlemlerinde mutlaka dekontlar kâğıda dökülmeli ve tüm belgeler dosyalanmalıdır. Özellikle vergiden muaf esnaftan alışveriş yapıldığında, örneğin fiş ya da fatura veremeyen bir kişiden mal veya hizmet alımı gibi, gider pusulası düzenlenmelidir. O nedenle bir gider pusulasının da hazırda bulundurulması faydalı olacaktır.