Apartman Yöneticisi Oldum, Şimdi Neler Yapmalıyım?

Yönetici seçildikten sonra en önemli işimiz eski yöneticiden devir alınması gereken evrak ve belgeleri “Eski Yöneticiden Hangi Evrakları ve Dosyaları Teslim Almalıyım?” sorusunun yanıtında belirtildiği üzere tutanak ile teslim alınız.  
 
Yönetici seçildiğiniz genel kurulun sonunda öncelikle iki önemli evrak tarafınızca toplantı başkanından veya divan heyetinden teslim alacaksınız. Bunlardan ilki “karar defteri”, diğeri de eğer karar defterine toplantı kararı yazılmamış ayrıca bir tutanak tutulmuş ise “genel kurul kararıdır”. 
 
 
Karar Defteri: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK’nun) 32. maddesi “Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir  deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.” hükmünü içerdiğinden, yönetici olacak yeni yöneticinin, son seçimi ve bu seçimde seçildiğini gösteren kararı içeren noter onaylı karar defterini teslim alması, toplantı bir divan tarafından yönetilmiş ise alınan karar ve belgeleri ileride ibraz etmek üzere teslim alması gerekecektir. 
 
Genel Kurul Kararı: Yönetici seçildiğiniz genel kurulda aksi bir karar alınmamış ise yöneticiliğiniz hemen toplantı sonrasında başlamış olacaktır. Bu sebeple kararın toplantıya katılanlarca eksiksiz olarak her sayfasının imzalanmış olması gerekliliğine dikkat ediniz. Eğer toplantıda toplantıyı yönetmek üzere bir divan heyeti seçilmiş ve katılanlar adına divan heyetinin imza etmesine karar verilmiş ise divan heyeti imzalarının tamam olduğuna dikkat ediniz. Ayrıca karar ekindeki Hazirun Listesi (katılım listesi), varsa Karar Tutanağı Listesi, varsa işletme projesi gibi toplantı eklerinin de imzalı olmasına dikkat ediniz.

Yöneticinin Görev ve Sorumlulukları
 

Yeni Seçilen Apartman Yöneticisi İlk Olarak Ne Yapmalıdır? 

Yeni seçilen yönetici ilk olarak, eski yöneticiden devir alınması gereken evrak ve belgeleri aşağıdaki ilgili yanıtta belirtildiği üzere tutanak ile teslim almalı, seçildiğini gösteren genel kurul kararını da içeren noter onaylı karar defteri ve karar ekleri ile notere giderek “imza beyannamesi” çıkarmalıdır. 

Site Yönetimlerinin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler Nelerdir?
 

Yöneticiliği Devir Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler 

Eski Yöneticiden Hangi Evrakları ve Dosyaları Teslim Almalıyım?   

Öncelikle vakit geçirmeden ve tavsiye olarak yönetici seçildiğiniz toplantının hemen ardından ve aynı gün;
- yönetici olduğunuz kararı,  
- mevcut karar defterini,  
- önceki dönemlere ait karar defterlerini,  
- varsa işletme defterlerini,  
- önceki dönemlere ait kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatların özetlerini, giderlerin - belgelerini içeren dosyaları, 
- çalışan personel varsa personelin özlük dosyalarını, 
- İş Kanunu ve İş Güvenliği Kanunu’na ilişkin dosyaları 
- nakit kasa varsa bu kasadaki parayı  
 
görevi sona eren yöneticiden (eğer yönetim kurulu var ise yönetim kurulu üyelerinden) tutanak ile devir alınız. Yukarıda belirtilmiş olan evrak, defter veya dosyalardan eksik olanları bu tutanakta belirtiniz. İki nüsha tutanağı karşılıklı imza ve tarih altına alınız.  
 
İPUCU: Kat Mülkiyeti Kanunu’na ilişkin belgelerin 5 yıl, İş Kanunu ve İş Güvenliği Kanunu’na ilişkin belgelerin ise her bir işçinin işten ayrılmasından sonraki 10 yıl süre ile saklanması zorunluluğunu unutmayınız.

Apartman Yönetimi İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Apartman Yöneticiliğimi Nasıl Resmileştiririm? Noter İşlemlerini Nasıl Yaparım? 

Karar defterine yazılmış olan “genel kurul kararı” ile bir notere gitmelisiniz. Ayrı bir tutanakta tutuldu ise yönetici seçildiğiniz “genel kurul kararınızı” karar defterine defterin sol ve sağ sayfalarında üstteki noter mührü kapanmayacak şekilde yapıştırınız. 
 
Karar ve işletme defterleri seçiminde; 
- Kırtasiyeden alınıyor ise bazı noterlerde hazır otomatik sayfa numaratörü olmayabileceğinden sayfa üstlerindeki sayfa numaralarının basılı olmasına dikkat edilmelidir.  
- Diğer taraftan bir yıl yetecek kadar boş A4 kağıtlarının noterden onaylatılması mümkün olup, aşağıdaki hususlara dikkat edilirse bunlar da işletme ve karar defteri olarak onaylatılabilir. Boş A4 kağıtlarının noterden onaylatılması durumunda kararlar ve işletme defteri başka kağıtlara çıkarılarak yeniden yapıştırılması sorunu ortadan kalkar. Ancak kararlar ve işletme defterleri basılırken kağıtların yazıcılara doğru yerleştirilmesine özen gösterilmelidir.  
- Karar defterlerinde sayfa numaraları numaratör veya yazıcı ile basılacak ise ilk sayfa boş bırakılmalı, arka sayfalarda sol üst (defter haline geldiğinde sol sayfa), ön sayfalarda sağ üst (defter haline geldiğinde sağ sayfa) köşede sayfa numaraları HER SAYFADA BİRBİRİNİ TAKİP EDER şekilde numaralandırılmalıdır. Karar defterlerinde sayfa numaraları 1’den başlayıp sol ve sağ sayfaların numaraları farklı olup her sayfada birer artar.  
- İşletme defterlerinde sayfa numaraları numaratör veya yazıcı ile basılacak ise ilk sayfa boş bırakılmalı, arka sayfalarda sol üst (defter haline geldiğinde sol sayfa) ve ön sayfalarda sağ üst (defter haline geldiğinde sağ sayfa) köşede sayfa numaraları AYNI OLACAK ve HER İKİ SAYFADA birbirini takip eder şekilde numaralandırılmalıdır. İşletme defterlerinde sayfa numaraları 1’den başlayıp sol ve sağ sayfaların numaraları aynı olup iki sayfadan sonra birer artar.  
 
 
Notere giderken seçilen yeni yönetici, Türkiye Cumhuriyeti makamlarından alınmış olan T.C. numarası bulunan kimlik belgesi, ehliyet veya pasaportunu, noter tasdikli karar defterini, kat maliklerinin imzaladıkları “katılım listesini” (hazirun listesi), katılımcıların veya malikler tarafından toplantıyı yönetmek üzere seçilen divan heyetinin her sayfasının altını imzaladıkları toplantıda alınan kararlara ait tutanağı ve eklerini yanında bulundurmalıdır. Bu belgelerin birer örneğinin Noterlik Kanunu’nun 79. maddesi doğrultusunda işlemlere eklenmesi zorunludur. 
 
Yönetim kurulu kendi arasında temsil yetkisinin kullanım şekline ilişkin bir karar almışsa bu karar da işleme eklenecektir. 
 
İmza sirkülerinin yetki belgesi niteliğinde olmaması ve bunun kat maliklerinin sonradan alabilecekleri kararları göstermemesi bakımından noterlik işlemlerinde kullanılmaması icap eder. 
 
Yöneticilerin, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK’nun) 35. maddesi ile tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında belirtilen veya bunlarda sayılmamış ise de genel kurulda kendisine verilen yetkilerine dayanarak yapacakları iş ve işlemlerde kullanacakları imzaların onaylanmasının (bazı bankaların “imza sirküleri” isminin kullanılmaması halinde işlem yapmamaları nedeniyle) “imza sirküleri”, “imza beyannamesi, “imza onaylaması” adı altında yapılmasına yasal bir engel bulunmamaktadır.  
 
Noterde yapılacak, asıl olarak ismine “imza beyannamesi” diyebileceğimiz vatandaşlarca veya bankalarca “imza sirküleri” olarak anılan belgeye 634 sayılı KMK’nun 35. maddesinde bulunan yetkiler ile tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planında gösterilen yetkilerin de ayrıca yazılması gerekli değildir. Çünkü bu imza beyannamesi bir temsil belgesi değildir. Temsil belgesi, yöneticinin seçildiğine ilişkin kurul kararıdır. Noterlik Kanunu’nun 79. maddesi gereğince notere ibraz edilmesi gereken bu karardır. İbraz edilen bu karara göre temsilci olduğu anlaşılan kişinin, işlemi yapma yetkisinin bulunup bulunmadığı da 634 sayılı KMK’nın 35. maddesi ile kat malikleri kurulu kararından araştırılmalıdır. 

Apartman, Site Yöneticiliğini Bırakmak (İstifa Etmek)

Binanın Potansiyel Vergi Numarası Yoksa? Vergi Dairesi Başvurusunu Nasıl Yaparım? 

Apartman / sitede ilk kez yönetici seçiliyor ve daha önce vergi dairesinden potansiyel vergi numarası alınmamış ise aşağıdaki evraklar ile apartman/sitenin bağlı bulunduğu vergi dairesine bizzat müracaat ederek veya Dijital Vergi Dairesi (https://dijital.gib.gov.tr/) web sayfasında sağ üstteki “Kullanıcı Girişi” butonuna tıklayarak müracaat edilebilir. 
 
Vergi dairesine verilecek dilekçe özeti şudur: “Apartman için, apartman sakinleriyle alınmış karar doğrultusunda, potansiyel vergi kimlik numarası talep etmekteyim.” 

Vergi Dairesine Hangi Evraklar ile Başvurulacak? 

- Yöneticiye ait Türkiye Cumhuriyeti makamlarından alınmış olan T.C. numarası bulunan kimlik belgesi, ehliyet veya pasaport,  
- Noter tasdikli karar defterinin kendisi, noterden alınan imza beyannamesinin aslı ve fotokopisi, karar defterinin kapak sayfasının fotokopisi başvuru sırasında vergi dairesine götürülecektir. 

Dijital Vergi Dairesinden Başvuru Nasıl Yapılır? 

Apartman yöneticiliği sicil açılışı dilekçesi, apartman yöneticisinin kullanıcı hesabından verilmelidir. Bu dilekçe ile apartman yöneticiliğine tahsis edilecek potansiyel vergi kimlik numarası talebi gerçekleştirilebilmektedir. 
 
- Maliklerden veya dışarıdan seçilen Yönetici “T.C. Kimlik No / Vergi Kimlik No / ve varsa kendisine ait Kullanıcı Kodu ve şifresi” ile, yoksa  https://dijital.gib.gov.tr/portal/login sayfasından e-Devlet ile Kayıt Olarak, ya da e-Devlet ile giriş yaparak (kendi TC kimlik numarası) sol taraftaki menüden “Dilekçelerim” > “Yeni Dilekçe Oluştur” > “Apartman Yöneticiliği Sicil Açılış Dilekçesi” (https://dijital.gib.gov.tr/portal/apartman-yoneticiligi-sicil-acilis-dilekcesi) bölümünden potansiyel vergi numarası başvurusu yaparak potansiyel vergi numarasına ilişkin belgeyi talep edebilir.

Apartman ve Site Banka Hesabı İçin Ne Yapmam Gerekir?

Banka şubesine giderken seçilen yeni yönetici, Türkiye Cumhuriyeti makamlarından alınmış olan T.C. numarası bulunan kimlik belgesi, ehliyet veya pasaportunu, noter tasdikli karar defterini, karar defterinin kapak sayfasının fotokopisini, noterden alınan imza beyannamesini ve vergi dairesinden alınan apartmanın / sitenin vergi numarasını yanında götürmelidir. Daha önce vergi numarası alınmış ve noter tasdikli karar defterinin kapağında vergi numarası yazılmış ise ayrıca vergi numarasının yazılı olduğu vergi dairesinden alınmış belgeye ihtiyaç yoktur.  

Yönetici topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) 35. Maddesinin j fıkrasına göre hesap açmalıdır. Her ne kadar maddede kanunun eski olmasından “kendi adına ve fakat anagayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması” ifadesi bulunsa da doğru olan site / apartman adına hesap açılmasıdır.