Apartman ve Toplu Yapılarda Denetim

Apartman ve Toplu Yapılarda Denetim, yöneticinin ya da yönetim kurulunun ortaya çıkan faaliyetlerinin denetlenmesini kapsar. İstenilen her hangi bir zaman diliminde, aylık yıllık, altı aylık yapılabilmesine karşın, uygulamada 3’er aylık periyotlarla yapılır ve raporlanır.

Kimler Denetici Olur? 

Denetçi, kat maliklerinin içinden, aday olanların arasından, genel kurulda seçilmek suretiyle belirlenir. Denetçi olabilmek için kat maliki olmak yeterli olsa dahi, mali verilerin denetlenmesi söz konusu olduğundan, mali verileri analiz edip yorumlayabilecek adaylardan seçilmelidir.

Denetçi Neyi Denetler? 

Denetçinin denetim görevi, yönetici ve/veya yönetim kurulunun faaliyetlerini denetlemek olduğundan, “Kat Mülkiyeti Kanunu” nda yöneticinin görevlerini incelediğimizde bu sorunun cevabı kendiliğinden ortaya çıkar. Yöneticinin görevleri kanunda; Kat Malikleri Kurulu’nca verilen kararların yerine getirilmesi, ana gayrimenkulün gayesine uygun olarak kullanılması, korunması, bakımı ve onarımı için gereken tedbirlerin alınması, ana gayrimenkulün sigorta ettirilmesi, ana gayrimenkulün genel yönetim işleriyle korunma, onarım, temizlik gibi bakım işleri ve asansör ve kalorifer, sıcak ve soğuk hava işletmesi ve sigorta için yönetim planında gösterilen zamanda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde, kat maliklerinden avans olarak münasip miktarda paranın toplanması ve bu avansın harcanıp bitmesi halinde, geri kalan işler için tekrar avans toplanması, ana gayrimenkulün yönetimiyle ilgili diğer bütün ödemelerin kabulü, yönetim sebebiyle doğan borçların ödenmesi ve kat malikleri tarafından ayrıca yetkili kılınmışsa, bağımsız bölümlere ait kiraların toplanması, ana gayrimenkulün tümünü ilgilendiren tebligatın kabulü, ana gayrimenkulü ilgilendiren bir sürenin geçmesinden veya bir hakkın kaybına meydan vermeyecek gerekli tedbirlerin alınması, ana gayrimenkulün korunması ve bakımı için kat maliklerinin yararına olan hususlarda gerekli tedbirlerin, onlar adına alınması, kat mülkiyetine ilişkin borç ve yükümlerini yerine getirmeyen kat maliklerine karşı dava ve icra takibi yapılması ve kanuni ipotek hakkının kat mülkiyeti kütüğüne tescil ettirilmesi, topladığı paraları ve avansları yatırmak ve gerektiğinde almak üzere muteber bir bankada kendi adına ve fakat ana gayrimenkulün yönetici sıfatı gösterilmek suretiyle, hesap açtırılması, kat malikleri kurulunun toplantıya çağırılması, ana gayrimenkulde bulunan asansörlerin güvenli bir şekilde işletilmesinin sağlanması amacıyla aylık bakımları ile yıllık kontrollerinin ilgili teknik düzenlemelere uygun şekilde yaptırılması ve bu işlemlere ilişkin ücretlerin ödenmesi, bu kanunun 34. maddesinde belirtilen şartları taşımasına rağmen yönetici ataması yapılmayan ana gayrimenkulde, birinci fıkrada sayılan işlerin yaptırılmasından kat malikleri müştereken sorumludur, olarak tanımlanmıştır.

Görüldüğü üzere denetçinin yaptığı denetim, bir faaliyet denetimi olduğundan, karar defteri ve  resmi defterler başta olmak üzere, yapılan tüm faaliyetleri yazılı bilgi ve belgeler doğrultusunda denetler. Sözleşmeler, poliçeler, faturalar, demirbaş arıza raporları, iş güvenliği raporları ve benzeri belgeleri de inceleyeceğini söylemek yanlış olmaz. Denetçi denetim faaliyetini nasıl raporlar? Kat Mülkiyeti Kanunu, denetim raporu ile ilgili şekil şartı belirtmemiştir. Ancak, denetim raporunun okuyan herkes tarafından anlaşılabilmesi için bazı standartlara sahip olması gerektiği açıktır. İkiye ayırmak faydalı olacaktır. Birinci kısım, denetim süresince yapılan ya da eksik yapılan faaliyetlerin açıklanmasına ayrılmalı, ikinci kısım ise mali verilerin analizini içermelidir. Öte yandan raporun dili de çok önemlidir. Raporda genel ifadeler kullanılmalı, belgelenemeyen kişisel kanaatlere yer verilmemelidir. Aşırı detaylı ve ağdalı anlatımlar yerine daha net ve kesinlik içeren ifadeler seçilmelidir. Suçlamalar yerine, tespit ve öneriler yazılmalıdır. Denetimde tespit  edilmiş olumlu bir faaliyet varsa raporda bu konuya da değinilmelidir. Unutulmamalıdır ki, hem yönetimin ve hem de denetçinin amacı daha güzel bir yaşam alanı için çalışmaktır.