Apartman ve Site Yönetimlerinin Yıl Sonu Yapmaları Gereken Çalışmalar

Apartman, site ve binalarda yıl sonlarında yapılan tüm kayıtların içerik olarak kontrol edilmesi ve denetime hazır hale getirilmesi gerekir. Yıl içinde yapılan kontroller aynı yıl içinde düzeltilebilmekte iken, yıl kapanması ile bu kontrollerde bulunan hataların düzeltilmesi bir takım sorunlar ortaya çıkarabilmektedir. Kontroller hedefi açısından sonuç odaklı bir kontrol düzeni içermelidir ve son derece önemlidir. Şöyle ki, yapılan kontroller neticesinde verilen denetim raporu, yapılacak genel kurulda ibra sürecini etkileyecek ve hatta  yeni yıl için yapılacak “İşletme Projesi” ne dayanak oluşturacak verileri içerecektir.  Bu sebeple daha planlı bir kontrol çalışması yapılmalıdır. Doğru planlama zamanımızı doğru yönetebilmemizi ve verilerin sağlıklı biçimde ortaya çıkmasını sağlayacaktır.
Yöneticinin Görev ve Sorumlulukları

Apartman, Site ve Bina Yönetimleri Neden Her Yıl Sonu Hesaplarını Kapatmalıdırlar? 

Yönetimler her yıl hesapları kapatmak, her yıl genel kurulda bu sonuçları mutlaka kat valiliklerine sunmak durumundadırlar. Kat malikleri de yönetimler kadar bu hesaplardan bir sonuç çıkarırlar.  Yönetimlerin faaliyetleri en iyi şekilde anlatılabilmesinin yolu yıl sonuna kadar olan bütün işlemleri doğru ve eksiksiz olarak tamamlamaları, işlemleri tamamladıktan sonra hesapları kapatarak o yılın gelir ya da gider fazlasını, mevcutlarını ve borçlarını göstermeleridir. Yönetimler bu bilgileri mali tablo ve raporlara dökerek genel kurullarda kat malikleri ile, toplu yapılarda temsilciler kurullarında temsilciler ile paylaşarak kat maliklerinin veya onların temsilcilerinin apartman / site ile ilgili mali anlamda anlamlı bilgi sahibi olmalarını sağlayabilirler. Bu rapor ve tabloların hazırlanması Apsiyon ile hiç de zor değildir.  Çünkü Apsiyon yıl boyunca gelir ve giderleri kayıt altına aldığından yıl sonunda apartman ve sitelerin tam olarak işine yarayan raporları saniyeler içinde yöneticilere sunar.  

Her hesabın kendi karakteri vardır. Bazı hesaplar sadece borç, bazı hesaplar sadece alacak çalışır. Yönetimlerin yaptığı yıl sonu kontrollerinde örneğin “mizan raporunda” borç ya da alacak çalışan hesapların farklı çalışıp çalışmadığı yani borç çalışan hesap alacak mı çalışmış, alacak çalışacak hesap borç mu çalışmış kontrol edilir, hatalar bulunur, yerlerine yerleştirilir ve düzeltilir. Mizan raporu alınıp kontrolleri yapıldıktan sonra da sıra ile gelir-gider tablosu tercihen bilanço ve diğer mali tablolar bu mizana uygun olarak hazırlanmalıdır. 

Apartman ve Site Yönetimlerinin Yıl Sonu Yapmaları Gereken Çalışmalar

Apartman, Site ve Bina Yönetimlerinin Yıl Sonu Yapması Gerekenler İşlemler Nelerdir?

Yönetimler her yıl bir sonraki yılın hazırlıklarını yaparlar. Bu hazırlık için  öncelikle mevcut yıla ilişkin hesaplarını sonuçlandırmaları gerekir. 

Yönetimlere her yıl yapılan genel kurullarda / temsilciler kurullarında mevcut yıla ait faaliyetlerinin hesabını verecekleri, gelecek yıl faaliyet  hazırlıklarının sunulacağı bir ortam kendilerine verilmektedir. Binaları ya da toplu yapıları (siteleri) idare eden yöneticiler veya yönetim kurulları mevcut yılı tamamlarlar, o yıla ilişkin verilerini sonuçlandırırlar genel kurula / temsilciler kuruluna hazırlık yaparlar, kurullar da bu verilerini sunarlar.  

Tam bu noktada bütün bu mali verilerin eksiksiz ve tam olarak gösterilmesi çok önemlidir. Yönetimlerin yıl sonunda yapacaklar işlemlerin özeti; kendi kasalarını kontrol etmeleri, bankalara, tedarikçilerine, kat maliklerine olan borçlarını ve alacaklarını tekrardan analiz etmeleri, her yıl çok dikkatli bir şekilde hesaplarını kapatmaları ve son noktayı koymaları gerekir.  

Yönetimlerin yıl sonu kontrol çalışmaları için yapılacakların üzerinden adım adım geçelim; 

- Yönetimler yönetim planlarında yazılı olduğu zamanlarda böyle bir zaman yazılmamışsa her takvim yılının ilk ayında, yani ocak aylarında  kat malikleri veya temsilciler kurullarına, anagayrimenkul dolayısıyla o tarihe kadar elde edilen gelirlerin ve yapılmış olan giderlerin hesabına vermekle yükümlüdür.

- O halde ocak ayında genel kurul veya toplu yapılarda temsilciler kurulu toplanacağından 31 Aralık tarihinden hemen sonra yönetimler kasalarının son durum raporlarını almalı, kasa bakiyelerini mutlaka tutanak haline getirmeli ardından bankalardan banka ekstrelerini alıp hesap sistemlerine kaydettikleri bakiye ile tutup tutmadığını mutlaka teyit etmeli, arkasından mutlaka ortak gider ve avans payları (aidat) ile ilgili işlemlerinin teyidi için mevcut işletme projesini kontrol etmeli işletme projesine uygun aidat tahakkuku yapıp yapılmadığını mutlaka tespit etmelidirler. Çünkü denetici veya denetim kurulu bu kontrolü genel kurul / temsilciler kurulu öncesinde yapacaktır.  

- Banka, kasa, stok gibi mali temelli hesapların  bakiyelerinin doğruluğu araştırılmalı ve ilgili kurumlardan ekstreler alınarak bu bakiyeler kanıtlanmalıdır. 

- İşletme Projesi yönetim planına göre mi hazırlanmış incelenmelidir. 

- İşletme Projesi planlanan gerçekleşen tablosu alınarak “Proje Harici” gider var mı kontrol edilmelidir, varsa detayına bakılmalıdır. 

- İşletme projesinde yer alan planlanan giderlerden fazla yada eksik olarak gerçekleşmiş giderler varsa detayları incelenmeli ve yanlış bütçe mi yapılmış, öngörülmeyen bir durum mu gerçekleşmiş tespit edilmelidir. 

- Gelir-gider raporu alınarak sitenin “İşletme Projesi” ne konu olmayan gelir ve giderleri tespit edilmeli ve gelir ya da gider fazlalarına etkisi incelenmelidir. 

- Kat maliki ve kiracıların enerjiye ilişkin kullanımları gelen fatura ve yansıtılan gelirler bazında eşit midir kontrol edilmelidir, doğru yansıtıldığına ilişkin olumlu kanaat oluşmalıdır. 

- Kat malikleri tebliğ edilen işletme projesi doğrultusunda mı borçlandırılmış incelenmelidir. 

- Sonraki aşamada ise yapılan harcamalar için tedarikçilerle bakiye kontrollerinin yapılması gerekir. Yönetimin mevcut bakiyeleri mutabakat mektuplarıyla tedarikçi firmalara gönderilir, firmalar da mutabakat mektubuna yanıt vererek bakiyeyi teyit ederler. Böylece tedarikçilere kendi taraflarında görünen borçlar hesap sistemindeki bakiyeler ile kontrol edilir. Apsiyon ile bu mutabakat yazılarını kolayca hazırlanarak Apsiyon üzerinden mail yolu ile gönderilebilir.  

- Yıl sonu çalışanların ücretleri, kullanılmamış yıllık izinleri ve yan hakları bordrolardan ve yıllık izin defterinden tedarik edilerek birikmiş kıdem tazminatları, yıllık izin alacakları ve dilendiği taktirde ihbar tazminatları hesaplanmak sureti ile bu tazminat bedellerinin hesap kayıtlarında bulunulmasına dikkat edilmelidir.   

- Mizan alınmalı, tüm hesaplar gözden geçirilmeli ve hesap türü de dikkate alınarak ters kayıt var mı kontrol edilmelidir. Mizan, yönetimlerin kasalarında, bankalarında olan miktarları, tedarikçilere olan borçları ve kat maliklerinden olan alacakları, güncel tarihe kadar yapılan tüm mali hareketlerin özetini gösteren bir “özet mali durum tablosudur”. Bu tabloyu daha açıklayıcı farklı tablolarla beslemek de gerekir.  

- Gelir - gider tablolarının hazırlanması gerekmektedir. Gelir-gider tabloları yönetimlerin o yıla ilişkin elde etmiş oldukları gelirlerle yapmış oldukları harcamalarının birbirinden farkını da içeren bir tablodur. Siteler genellikle yıl sonu işlemleri sırasında gelir gider tabloları hazırlarlar.  Bunun dışında bir tablo hazırlamak istemezler ve bu tablonun onların durumunu ortaya koyduğun düşünürler. Teknik olarak doğru olmasına rağmen genel kurul katılımcıları yönetimlerin gelir ve giderlerinin birbirlerinden olan farkını yani gelir ya da gider fazlasını oluşturan varlıkları ve borçların da gösterilmesini beklerler.  

- Tavsiye olarak gelir gider tablosu dışında bilanço da yapılmalıdır. Kat mülkiyetine tabi yönetimler açısından bilanço yapılması zorunlu olmamasına rağmen, bilanço yönetimlerin varlıklarını ve borçlarını gösteren bir durum raporudur. Bilanço, mizan raporunun daha da özet hale getirilerek varlıklarıyla borçlarının birbiriyle olan balansını gösteren çok önemli bir tablodur. Yönetimler bilanço raporunu hazırladıkları taktirde genel kurullarında  “varlıklarımız bunlardır”, “borçlarımız da bu şekildedir” ve “kalan paramız budur” ifadesini kolayca ifade edebilirler. Bilanço hazırlanması yönetimlerin faaliyetlerini anlatabileceği en verimli  tablolardan biridir. 

- Kullanılan mali tabloların doğruluğu hakkında kesin yargıya varılmalıdır. 

- Faturalar, sözleşmeler, resimler, yazılar gibi dokümanlar sonuçları desteklediğinden önem arz ederler, mutlaka kontrol edilmelidir.

- Yönetimler işletme defterini tutulduğu usule göre önceden noterden tasdik edilen “karar defterine” veya eğer tutuyorlarsa “işletme defterine” hesap sisteminden aldıkları “İşletme Defteri” raporunu dökerler.  

- Yönetimler “Karar Defteri” ve kullanıyorlarsa “İşletme Defterlerini” hangi yılda kullanılacaklarsa, o yıldan önceki yılın sonuna yani aralık ayı sonuna kadar tedarik edip notere tasdik ettirilmelidir. Ancak eğer bir önceki yıl defter tasdik ettirilirken tespit edilen sayfa sayısı fazla ve defter bir sonraki yıl da kullanılacak ise, defterin kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayı sonuna kadar kullanılacağı yıl için  tasdik ettirilir, bu işleme ara tasdik denir.  Eğer bir örnek vermek gerekirse; 2022 yılında sitenin kullanacağı “İşletme Defteri”, eğer defter hiç yok veya sayfaları dolmuş veya bitmeye yakın ise 2021 yılı aralık ayı sonuna  kadar notere tasdik ettirilir. Eğer siteler 2021 yılında tasdik ettirdikleri İşletme Defterleri’ni  2022 yılında da kullanacaklarsa , 2021 yılı ocak ayı sonuna kadar ara tasdik ettirerek kullanılabilir. 

- Anagayrimenkul yönetiminin giderlerini en iyi bilen mevcut yönetimlerdir. Dolayısı ile genel kurullarda / temsilciler kurullarında gelecek döneme ait kabul edilmesi gereken “Tahmini İşletme Projesinin” mevcut yönetimler tarafından hazırlanması yönetim faaliyetlerinin devamı açısından önem taşımaktadır. Yönetim planı da kontrol edilerek kat malikleri kuruluna / toplu yapılarda temsilciler kuruluna sunulacak yeni dönem tahmini işletme projesi ve bu işletme projesinden bağımsız bölümlere düşen paylar hesap edilerek mevcut yönetimler tarafından hazırlanmalıdır. 

- Tapu sicilinde kayıtlı olan yönetim planına uygun olarak rutin bakım, koruma, onarım giderlerinin yer aldığı işletme projeleri haricindeki rutin olmayan güçlendirme, yenileme, yeni tesis ve büyük onarım , demirbaş, sabit kıymet, sigorta primleri, geçmiş dönem kıdem tazminatı ihtiyacı giderlerinin yer aldığı kat malikleri kuruluna / toplu yapılarda temsilciler kuruluna sunulacak yeni dönem işletme giderleri haricindeki bütçelerin hazırlığı yapılmalıdır.   

- İşletme projesi hazırlanırken acele davranılmamalı, yasal mevzuatlardaki değişiklikler, asgari ücretin yeni dönem tutarı, enerji fiyatlarındaki mevcut artışlar takip edilerek, gelecek dönem artış  beklentileri de hesap edilmek sureti ile mevcut dönem içindeki doğalgaz ( yakıt) , su, motorin, elektrik sarfiyatları metrik değerler ile (kwh, litre, kcal vs.) tespit edilerek yeni dönemde beklenen birim fiyatlarla çarpılmak sureti ile  yeni dönem enerji harcamaları tahmini olarak hesaplanmalı, dövize bağlı sözleşme, sarf, yedek parça, bakım harcamaları da yeni dönemde beklenilen döviz fiyatları ile eskale edilerek, Türk lirasına bağlı diğer harcamalar için de enflasyon beklentisi ilave edilerek yeni dönem tahmini bütçe oluşturulmalıdır.   

- “Karar Defterinin” ve eğer tutuluyorsa “İşletme Defterinin”  sürekli form şeklinde  veya boş A4 kağıtları ile notere tasdik ettirmek bilgisayardan ve Apsiyon yazılımından çıktı alarak basılması için kolaylık sağlar. A4 şeklinde sayfalar ile onaylatılan defterlerin sayfaları özenle saklanmalı ve kaybedilmemelidir. Noter onaylı bir deftere bilgisayardan alınan çıktı da yapıştırılabilir, ancak herhangi bir davada sorun yaşanmaması için noterde onaylatılan sayfalardaki mührün görünebilir olmasına ve yapıştırılan sayfaların ayrılmaması için gerekli önlemler alınmalıdır. 

Site Yönetimlerinin Tutmak Zorunda Olduğu Defterler Nelerdir?

- Kat malikleri kurulu denetim işini, kendi aralarından bir denetçiye veya denetim kuruluna vermiş iseler; yönetici hazırlanan mali tabloları, karar ve kullanılıyorsa işletme defterlerini denetçi veya denetim kuruluna ulaştırarak denetçi tarafından denetim raporunun hazırlaması için yeterli bir süre verir. Deneticinin veya denetim kurulunun hazırladığı yıl sonu denetim raporu genel kurul öncesinde kat malikleri kuruluna veya toplu yapılarda temsilciler kuruluna sunulmak üzere tercihen toplantı çağrısı ile eğer yetiştirilememiş ise mutlaka genel kurul öncesinde maliklere veya toplu yapılarda temsilcilerine tebligat usullerine de uygun olarak ulaştırılmalıdır. Yönetici bu raporun kat maliklerine tebliğ edilmesi için gerekli çalışmaları yapmalıdır.  

- Yönetici veya Yönetim Kurulu kat maliklerini kurulunu, toplu yapılarda toplu yapı temsilciler kurulunu yukarıdaki tüm işlemler tamamlandıktan sonra toplantıya çağırmalıdır. Yapılan çağrı yönetim planlarında yazılı olan olağan toplantı zamanında yapılıyorsa en az bir hafta önce , genel kurul / temsilciler kurulu olağanüstü surette toplanacaksa en az iki hafta önceden kurula katılacak malik veya temsilcilerin adreslerine taahhütlü posta veya elden imzalı olarak teslim edilmelidir. Çağrı ile beraber tercihen yönetimin faaliyet raporu, yukarıda ifade edilen mali tablolar, denetim raporu ve gelecek dönemi ifade eden ve kurul tarafından onaylanması gereken tahmini işletme projesi de gönderilmeli, gönderilen belgeler imza tutanağına veya taahhütlü posta konusuna yazılmalıdır. 

Defter Tutma Sorumluluğu Hakkında Bilgiler