Apartman ve Site Yöneticilerinin Karşılaştıkları Sorunlar

Apsiyon Blog’un bu yazısından apartman ve site yöneticilerinin karşılaştıkları sorunlara hep birlikte bakacağız. Bir yönetici, yönetimini yaptığı sitede ne gibi zorluklar yaşar hazırsanız başlayalım.

Yöneticiler, Hangi Konularda Zorlanır?

Yöneticiler her dairedeki konut sakinlerinden aidatları toplamakta zorlanabilir. İşletme bütçesinin hazırlanması, gelir ve gider kalemlerinin yönetilmesi her zaman kolay olmayabilir. Aidatını zamanında ödemeyen konut sakinleri ya da kat malikleri, site yönetiminin ödemelerini zamanında yapmasını engelleyebilir. Bu da hizmetlerin aksamasına yol açabilir.

2. Bakım ve Onarım

Sitedeki asansör, jeneratör gibi ortak alandaki cihazların bakım planlarının takip edilmesi, bakım ve onarımın zamanında, herhangi bir arıza yaşanmadan yapılması yöneticiler açısından zor olabilmektedir. Buna ek olarak ortak kullanım alanlarındaki havuz vb. tesislerin bakımlarının takibi ve bu bakımların yaratabileceği ek maliyetler de zaman zaman sorun olabilir.

Apartman ve Site Yöneticilerine Çözüm Önerileri

3. Güvenlik

Her yönetici, yönettiği sitede ikamet eden site sakinlerinin can ve mal güvenliğinden sorumludur. Bu nedenle güvenlik kameraları, tüm giriş ve çıkışların kontrolü, bunun yanı sıra güvenlik görevlilerinin iş takiplerinin yapılması yöneticilerin sorumluluğundadır.

4. İş Takibi

Her yönetici site sakinlerinden gelen iş talepleri, arızalar, şikayetler veya öneriler hakkında kolayca bilgi alabileceği bir iletişim kanalı yaratarak problemler hakkında bilgi sahibi olmalı ve bu problemlere zamanında müdahale ederek çözüm üretebilmelidir.

5. Personel Yönetimi

Yaşam alanlarındaki personellerin takibi ve koordinasyonu yöneticilerin görev ve sorumlulukları arasındadır. Yöneticiler; güvenlik görevlileri, temizlik personeli, bakım ve onarım ekipleri gibi çalışanların yönetimini yapmakla sorumludur. İşe yeni başlayan kişilerin süreçlere adapte olabilmesi ve süreçlerin doğru ilerlemesinin sağlanması da yöneticinin görevlerindendir.

6. Ortak Alan Sigortası

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 35. maddesinin c bendine göre anagayrimenkulün sigortalanması, yöneticinin görevleri arasında olsa da bu konudaki bir diğer sorumlu; aynı kanunun 20. maddesinin b bendine göre kat malikidir. Her kat maliki, anagayrimenkulün sigorta primlerine arsa payı oranında katılmakla yükümlüdür. Fakat sigortanın site sakinlerine anlatılması ve sakinlerin ortak alan sigortası yaptırması konusunda ikna edilmesi yöneticilerin sorumluluğundadır. Bu konuda yaşam alanlarının ihtiyaçlarına uygun doğru poliçeye doğru ve ihtiyaca uygun teminatların eklendiğinden emin olmak gerekir.

7. Veri Güvenliği

Yöneticiler, site sakinlerinin kişisel bilgilerini korumakla yükümlüdür. Her yönetici, herhangi bir veri kaybını önlemek için gerekli altyapıya sahip güçlü sistemlerle çalışmalıdır. Veri güvenliğini üst düzey güvenlik önlemleri alarak sağlamalıdır.

8. Hukuki Sorunlar

Kat Mülkiyeti Kanunu, yönetim planı, işletme bütçesi, toplantı kararları vb. konularda yöneticilerin kat sakinleri ile düşebileceği anlaşmazlıklar hukuki bir boyut alabileceğinden zaman ve maliyet açısından problem yaratabilmektedir. 

9. Duyuru ve Bilgilendirme

Apartman ve site yönetimini ilgilendiren kanunlar ve yönetmelikler zaman zaman değişebilir. Bu değişikliklerin belirli periyodlarla tüm site sakinlerine bildirilmesi yöneticilerin sorumluluklarındandır.

10. İletişim Problemleri

Yöneticiler ve site sakinleri ya da site sakinlerinin kendi aralarındaki iletişim kopuklukları ya da yanlış anlamalar yöneticiler açısından sorun olabilmektedir. Böyle bir durumda şeffaf ve doğru bir iletişim kanalı kurmak doğru olacaktır.

11. Yönetim ve Organizasyon

Her yönetici, yönettiği sitedeki huzuru sağlamakla görevlidir. Site sakinlerin ve sitenin huzurunu sağlamak ve bunu sürdürmek yöneticinin sorumluluklarındandır.

12. Ortak Alanların Kullanımı

Her yönetici, yönetimini yaptığı sitedeki ortak alanların her sakin tarafından adil olarak kullanılabilmesinden sorumludur. Bu kullanımların bir sisteme kavuşturulması, havuz, otopark ve tesislerin sakinler tarafından eşit şekilde paylaşılması gerekir. Bu alanlara ait kuralların belirlenmesi ve bu kuralların uygulanması yöneticilerin sorumluluğundadır.

13. Enerji Yönetimi

Her yönetici, yönetimini yaptığı sitedeki ortak alanların aydınlatılması, ısıtma-soğutma sistemi veya diğer enerji tüketimlerinde tasarrufu ve sürdürülebilirliği hedeflemeli, çalışmalarını bu doğrultuda gerçekleştirmelidir.

14. Yenileme ve Yeni Kararlar

Yaşam alanlarındaki tadilat, yenilik gibi projeler için toplanması projelere sakinlerin onaylarını almak yöneticilerin sorumluluklarındadır.

15. Acil Durum Yönetimi

Her yönetici; yangın, deprem gibi afetlere karşı doğru planlama ve organizasyon ile acil durumların yönetiminden sorumludur. Bu süreçte acil durum planının oluşturulması ve hayata geçirilmesi konusunda tüm çalışanların bilgilendirilmesi ve görevlerinin belirlenmesi konusunda sorumluluk yöneticilere aittir. Acil durum yaşanmadan gerekli tatbikatların organizasyonu yine yöneticilerin takibinde olmalıdır. Tahliyelerin düzenli bir şekilde yapılmasını sağlamalıdır.