Apartman ve Site Toplantı Tutanağı Nasıl Yazılır?

Apsiyon Akademi’ye apartman yöneticilerinden sıkça gelen sorulardan bir tanesi de, “apartman toplantısı tutanağı yani olağan veya olağan üstü genel kurul tutanağı nasıl doldurulur?” sorusudur.

Eğitim Önerisi: e-Devlet Kayıtlı Site Yöneticiliği Online (Senkron-Canlı) Eğitim Programı

Toplantı Tutanağı Nedir? 

Toplantı tutanağı, olağan ya da olağanüstü genel kurul sırasında alınan kararların ve görüşmelerin yazılı hale getirilmesi için kullanılan bir belgedir. Yine yönetim kurulunun ya da toplu yapılarda toplu yapı temsilciler kurulunun kararlarında da tutanak kullanılır. Bu toplantılar, apartman sakinlerinin bir araya gelerek oluşturduğu kat malikleri kurulunda sorunların tartışılmasını, kararlar almasını ve uygulamaya konmasını sağlar. Bu nedenle, apartman yönetimi tarafından düzenlenen toplantıların tutanağı önemlidir. Apartman toplantılarının tutanakları, toplantıda alınan kararları, tartışmaları ve fikirleri kayıt altına alır. Tutanağı doğru ve eksiksiz doldurmak, gelecekte oluşabilecek hukuki ve komşuluk ilişkilerinden kaynaklı anlaşmazlıkların çözümü açısından oldukça önemlidir. Bu yazımızda, “apartman ve site toplantısı tutanağı nasıl doldurulur?” sorusunun cevabını vermeye çalışacağız. 

Apartman Toplantı Tutanağı Tutmak Zorunlu Mu?

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 32. maddesine göre;
 Kat malikleri kurulu kararları için üç temel dikkat edilmesi gereken nokta vardır:
Kararlar;
(1) (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır (karar defteri),
(2) her sayfası toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır (imzalar)
(3) karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar. (itiraz şerhleri)”

Apartman Toplantı Tutanağı Örneği

Toplantı tutanağında on önemli maddenin bulunması gerekir.
Tutanakta;
(1) Toplantının adı, tarihi, saati ve yerinin belirtilmesi (tutanak başlığı / başlık)
(2) Toplantının gündeminin ve gündem maddelerinin yazılı olması (gündem maddeleri)
(3) Katılımcıların kim olduklarının yazılması (katılımcılar)
(4) Katılımcıların tümünün her sayfada imzaları (imzalar)
(5) Bağımsız bölüm sayısı çok ise katılımcıların yerine divan heyetinin her sayfada imzası (divan heyeti) 
(6) Bağımsız bölüm sayısı çok ise toplantı katılım listesi (hazirun listesi) 
(7) Kararların yazılması (kararlar) 
(8) İtirazi kayıtların işlenmesi (itirazlar)
(9) Karar tutanağının düzenlenmesi (düzenleme)
(10) Tutanağın katılmayanlara gönderimi (tebliğ)

Yukarıda apartman veya site genel kurullarındaki toplantı tutanağının, seçilmiş ise apartman veya site yönetim kurulu ya da toplu yapılarda yönetim planına göre mevcut ise toplu yapı temsilciler kurulunun kararlarında da kullanılması gereğini ifade etmiştik.
Yönetim Planı Nedir? (Kat Malikleri İçin Not Defteri)
Örneğin toplu yapılardaki temsilciler kurulunun karar alma şekli hakkında 634 Sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu fazlaca detay içermez. Ancak temsilciler kurulu aslında 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45 numaralı maddeler ile diğer maddelerinde yer alan “kat malikleri kurulunun” toplu yapılardaki karşılığıdır. Temsilciler kurulu kararları açısından eğer toplu yapı yönetim planında kanuna aykırı olmayan düzenlenmiş bir husus var ise orada yazılı kurala, eğer düzenlememiş ise de kanundaki “kat malikleri kurulu”, “genel kurul”, “toplantı” ifadeleri ile tanımlanan kurulun karar alma şekillerine uyulması gerekir. Bu konuda merak ettiğiniz bir detay var ise Apsiyon Blog'da yer alan ilgili yazıları da okumanızı tavsiye ederiz.

Apartman ve Site Yönetim Planına Nereden ve Nasıl Ulaşılır?
Tutanak Başlığı: Tutanak başlığına apartmanın/sitenin adı, toplantının adı, toplantı tarihi, saati ve yeri yazılır. Örneğin, "Bali Apartmanı Yönetim Kurulu Toplantısı 28.01.2024 Saat 14.00 - Toplantı Salonu". Yine ileride kararların hakim müdahalesinde talebi halinde hangi anagayrimenkule ait olduğunun anlaşılabilmesi için anagayrimenkulün tapu kayıt bilgilerinden bir kısmının (il, ilçe, pafta, ada, parsel) yazılması faydalı olacaktır.

Gündem Maddeleri: Tutanakta, toplantıda görüşülen konuların listesi yapılmalıdır. Örneğin, "Gündem Maddesi 1: Apartmanın tadilat işleri için alınacak kararların görüşülmesi ve karara bağlanması." gibi.
Olağan genel kurullarda gündeme madde eklenmesi toplantı katılımcılarının üçte birinin istemi ve yine toplantı katılımcılarının salt çoğunluğunun kabulü ile mümkün iken, olağanüstü genel kurullarda gündeme madde eklenmesi mümkün olmamaktadır. Olağan genel kurul ve toplu yapılarda olağan temsilciler kurulu gündemleri genellikle birbirlerine benzemekle beraber, apartman yönetimi ilk toplantı tutanağı KMK 30. madde hükmüne göre ilk toplantının yapılabilmesi için kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasının genel kurula asil veya vekil olarak katılması gerekir. Yeter sayının sağlanamaması nedeniyle ilk toplantının yapılamaması halinde, katılanlar “apartman yönetimi ilk toplantı tutanağı” tutarlar. Kanunun 29. maddesine göre ilk çağrı yapılırken, birinci toplantıda, yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilmiş olduğundan ilk toplantıya katılanlar apartman genel kurul toplantı tutanağına ikinci toplantının çağrıda belirtilmiş şekilde en az yedi, en geç on beş gün sonra yapılacağına dair ibareyi de yazarlar.
Yöneticinin ve Yönetim Kurulunun Hesap Vermesi
Katılımcılar: Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 32. maddesine göre “Kat malikleri kurulu kararları (1) den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılarak, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.” O halde tutanakta, toplantıya katılan her kat malikinin ismi ve bağımsız bölüm numarası ile bağımsız bölüm malikinin veya vekilinin ismi ile imzası yer almalıdır. Bu bilgi, toplantıya katılanların kimler olduğunu belirlemek için önemlidir. Toplantıya katılan kat maliklerinin ya da toplantıya katılan vekil kişilerin isimleri yazılmalıdır. Vekaletnameler de bu tutanağın ekine eklenmelidir. Bağımsız bölüm sayısı az olan anagayrimenkullerde tutanağın her sayfasının altının katılımcılar tarafından imza edilmesi mümkündür ancak bağımsız bölüm sayısı arttıkça bu bilgilerin ve imzaların her sayfada bulunması mümkün olmayacaktır. Bu durumda toplantı başkanı veya divan heyeti her ne kadar KMKda bulunmasa dahi devreye girecektir.
Genel Kurul Öncesi Bilinmesi Gereken 14 Madde
İmzalar: Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 32. maddesine göre “kararların toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanması” gereğini ifade etmiştik. O halde apartman ve site toplantı tutanağının doldurulması aşamasında bir diğer önemli nokta, tutanağın imzalanmasıdır. Tutanak, toplantıda alınan kararların doğru ve eksiksiz olduğunu göstermek amacıyla tüm katılımcılar tarafından imzalanmalıdır. Tutanak, kat maliklerinin karar verdiği konulara ilişkin kararların yazılı hale getirilmesinin yanı sıra, kat maliklerinin oy verdiği konuların belirlenmesi ve toplantıda alınan kararların kaydedilmesi, itirazi kaydı olan kat maliklerinin bu itirazlarını kayda geçmek için önemlidir. Tutanak, toplantı sonrasında tüm kat maliklerinin imzalaması için kararda gerekli alanların boş bırakılması ve tutanağın buna uygun şekilde hazırlanması gerekmektedir.

Az sayıda kat malikinden oluşan yapılarda, kat maliklerinin toplantılarında alınan kararlar yönetici tarafından 32. maddede gösterilen deftere yazılarak tüm kat maliklerince imzalanmaktadır.  Bu defter aynı maddenin son fıkrasında ismi geçen “karar defteridir”. Ancak, çok sayıda kat malikinden oluşan yapılarda hem toplantının yapılması ve hem de kararların deftere yazılarak tüm maliklerce imzalanması çok zor, hatta sayfada imza için boş yer kalmayacağından imkansız hale gelmektedir. Bu durumda toplantı, katılımcı kat maliklerince seçilen bir divan heyeti tarafından yönetilmekte, toplantıya katılanlar imzalanan “katılma listesi” (hazirun listesi) ile belirlenmekte ve verilen yetkiye istinaden de kararlar deftere değil, ayrı bir kağıda yazılarak divan heyetince imzalanmaktadır.

İçerik Merkezimizi Ziyaret Edin! 
Apartman Toplantı Karar Tutanağı Örneği

Divan Heyeti: Yıllardır kat malikleri kurullarında Kat Mülkiyeti Kanunu’nda (KMK’da) bulunmayan dernekler ile kooperatif kanunlarından ithal edilmiş olan divan heyeti, hazirun cetveli, hükümet komiseri talebi gibi uygulamalar bulunmaktadır. Aslında KMK’da bulunmayan bu uygulamanın tercih edilmesi bir zorunluluktan doğmaktadır. Bağımsız bölüm sayısı az olan anagayrimenkullerde (apartmanlar, binalar vs.) divan heyeti seçimine gerek yokken, çok sayıda bağımsız bölümden oluşan anagayrimenkullerde (yüksek apartmanlar, çok sayıda bağımsız bölümü olan binalar) ve toplu yapılarda karar defterinin ve bir A4 kağıdının boyutları sebebi ile 634 Sayılı KMK’nın 32/4 hükmü fiilen sağlanamayacağından divan heyeti seçimi ve kararların imzalama yetkisi verilmesi önem ve zaruriyet kazanmaktadır. Önemli olan husus divan heyeti seçilsin veya seçilmesin 634 sayılı KMK’da belirtilen kurulların toplanma ve karar alma usullerine uyulmasıdır.Genel Kurulda Divan Heyeti Seçilmesi Zorunlu Mu?Yönetimin Yıl Sonu İşlemleri: Genel Kurul Öncesi Bilinmesi Gereken 14 Madde

Hazirun Listesi: Bağımsız bölüm sayısı çok ise kat maliklerinin imzaladıkları “katılma listesi” (hazirun listesi) bulunmalıdır. Divan heyeti bu listedeki asil ve vekil sayılarını tespit ederek, toplantıda bulunan katılımcı sayısı ile doğrulamalıdır. Hazirun listesi karar tutanağının ayrılmaz bir parçasıdır. Az sayıda bağımsız bölümden oluşan apartmanlarda “karar tutanağının” altında yeterli bir alan ayrılmak sureti ile katılımcıların bağımsız bölüm no-isim ve imzaları ile vekil olarak katıldılar ise “vekil” notu yazılabilir. Örneğin 8 - 20 bağımsız bölüme sahip apartmanlarda bu mümkün olmakla birlikte tabi ki hazirun listesine gerek olmayabilir. Ancak hazirun listesinin de olması daha değerlidir. Bununla beraber bir hazirun listesinde bulunması gerekenler şunlardır: Tutanak başlığında olduğu üzere apartmanın/sitenin adı, toplanın adı, toplantı tarihi, saati ve yerinin hazirun listesinin başlığında da olması gerekir. Örneğin, "Bali Apartmanı Yönetim Kurulu Toplantısı 28.01.2024 Saat 14.00 - Toplantı Salonu".

Sıra No: Bağımsız bölüm sayısının ve katılımcı sayısının hesaplanması kolaylaşır.
Ada/Parsel No: Birden fazla var ise, yoksa gerek yoktur.
Blok Adı/No: Birden fazla var ise, yoksa gerek yoktur.
Bağımsız Bölüm/Daire No: Gereklidir.
m² (Metrekare): Eğer yönetim planında karar almaya / masraf paylaşımına (aidat) / işletme projesi kabulüne ilişkin özel bir hüküm varsa, yoksa gerek yoktur.
Arsa Payı: Kanunda saklı yeter sayılar için gerekecektir, toplama kolaylığı sağlar.
Hisse Oranı: Bir bağımsız bölümün birden fazla maliki (ortağı) var ise temsil için diğerlerinden vekalet almaları gerekmekle birlikte, malik sayısı da bağımsız bölüm sayısından fazla olmaktadır. Kolay tespiti için gerekecektir.
Malik/Kiracı: Olması zorunlu değildir. Bağımsız bölümün malik veya kiracı tarafından kullanıldığını belirtmek içindir.
Bağımsız Bölüm Malik Adı Soyadı: Bağımsız bölüm malikinin adı ve soyadı olmalıdır.
Asil / Vekaleten Katılan İsim Soyadı İmza: Katılan kişiye ait.

Diğer taraftan T.C. Kimlik No, e-posta, telefon, adres gibi sütunlarda yazılabilmekle beraber ihtiyari değildir. Zaman zaman genel kurullarda katılımcıların (özellikle bağımsız bölümünde bulunmayan malikin) iletişim ve diğer bilgilerinin alınması için kullanılmaktadır.

Apsiyon’da Karar Tutanağı ve Hazirun Listesi Anında Hazır! 

Kararlar: Tutanakta, toplantıda alınan kararlar detaylı şekilde yazılmalıdır. Kararların neden alındığı, oylama sonuçları ve kararların uygulanma tarihi gibi bilgiler belirtilmelidir. Tutanakta, toplantı sırasında yapılan tartışmalar ve alınan kararlar ayrıntılı olarak kaydedilmelidir. Kararlar, hangi madde üzerinde tüm katmaliklerinin sayısının (sadece katılanların değil) oy birliği, nitelikli çoğunluk (üçte iki veya beşte dört, veya sayı ve arsa payı çoğunluğu gibi) veya genel ve alalede kararlar için katılımcı sayısının çoğunlukla alındığına bağlı olarak belirtilmelidir. KMK’da saklı olan yeter sayıların dikkate alındığı da kararda açıkça belirtilmelidir.

Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29. ve 30. maddelerine göre birinci ve ikinci toplantının başlayabilmesi için TOPLANTI YETER SAYISININ tespiti,
Site Yönetimlerinde Karar Yeter Sayıları
- Genel ve alelade kararlar için kanunun 32., 37., 39. maddelerindeki toplantıya katılanlar açısından ÇOĞUNLUK SAYISI tespiti, 
- Alınacak kararlarda özellik gerektiren çoğunluklar için kanunun 19., 24., 25., 28., 34., 41., 42., 43., 44., 45., 71., Geçici 2. ve Geçici 4. madde, Ek 5 maddelerdeki KARAR YETER SAYISININ tespiti,
- Vekaletname ile kullanılan oylar bakımından kanunun 31. maddesinin son fıkrasındaki VEKALETNAME ALMA SINIRI hususundaki hükümlerin uygulandığının tespiti,
- Çok fazla bağımsız bölümü olan kişiler bakımından kanunun 31. maddesinin ilk ve ikinci fıkrasındaki OY KULLANMA SINIRI hükmünün uygulanıp uygulanmayacağının tespiti, 
- Bu sınıra takılması halinde ise kullanamadığı oyların başka bir vekil ile kullanılamadığına ilişkin şerhin tutanağa yazılması gibi hususların da dikkatle tutanağa yazılı olması gerekecektir.
Genel kurula katılan katılımcılar toplantı katılım listesi (hazirun listesini) isim soyadı, asil veya vekil olduklarını belirterek imzalasalar da herhangi bir kararın görüşülmesi sırasında geçici olarak da olsa toplantı salonunda bulunmayabilirler ya da toplantıyı terk etmiş olabilirler. O sebeple her bir karar görüşülmesi esnasında yeniden salondaki sayı dikkate alınmalı ve kabul, ret ve çekimser oylar her bir karar için ayrı ayrı tutanağa yazılmalıdır. Ayrıca, alınan kararların ne zaman uygulanacağı ve kim tarafından uygulanacağı gibi ayrıntılar da belirtilmelidir.
Site Yönetimlerinde Karar Yeter Sayıları

İtirazi Kayıtların İşlenmesi: Kat Mülkiyeti Kanunu’nun (KMK) 32. maddesine göre “kararların toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanması gereğini; karara aykırı oy verenlerin bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyması gereğini” ifade etmiştik. Yine 33. maddeye göre “Kat malikleri kurulunca verilen kararlar aleyhine, kurul toplantısına katılan ancak 32. madde hükmü gereğince aykırı oy kullanan her kat maliki karar tarihinden başlayarak bir ay içinde, toplantıya katılmayan her kat maliki kararı öğrenmesinden başlayarak bir ay içinde ve her halde karar tarihinden başlayarak altı ay içinde anagayrimenkulün bulunduğu yerdeki sulh mahkemesine iptal davası açabilir; kat malikleri kurulu kararlarının yok veya mutlak butlanla hükümsüz sayıldığı durumlarda süre koşulu aranmaz. Kat maliklerinden birinin yahut onun katından kira akdine, oturma hakkına veya başka bir sebebe dayanarak devamlı surette faydalanan kimsenin, borç ve yükümlerini yerine getirmemesi yüzünden zarar gören kat maliki veya kat malikleri, anagayrimenkulün bulunduğu yerin sulh mahkemesine başvurarak hakimin müdahalesini isteyebilir.”

Karara aykırı oy verenlerin isim soyadı ve bağımsız bölüm numaraları ile “ifade ettikleri aykırılık sebepleri” de belirtilerek karar içeriğinde kayıt altına alınmalıdır. Yapılan itirazi kayıtların ilgili kararın hemen altına kararı kabul etmeyen (ret oyu veren) ya da çekimser oy veren veya şartlı olarak kabul oyu veren kat malikleri ve/veya vekillerinin itiraz şerhlerinin kısaca yazılması doğru olacaktır. Bununla beraber itirazi şerhinin dikkate alınmadığını düşünen katılımcılar için tutanağın yazımı sonrasında en altta ilgili maddeye katılımcının itiraz şerhi yazması imkanı da tanınmalıdır.

Düzenleme: Tutanak, düzenli bir şekilde yazılmalı ve okunaklı olmalıdır. Tutanakta yazım ve dilbilgisi hatalarının olmamasına dikkat edilmelidir. Karar defterlerinin sürekli form veya boş A4 kağıtları ile noterde tasdik edilmesi halinde bilgisayar ve yazıcı ile çok hızlı ve düzgün görünümlü tutanaklar elde edilmesi mümkündür. Diğer taraftan her ne kadar derneklerde “karar tutanağının deftere el yazısı ile yazılması” gerekli ve yine derneklerde “kararların ayrı bir boş kağıda yazılarak, sonradan karar defterine yapıştırılması” mevzuat ve yargı kararları çerçevesinde mümkün değil iken, Kat Mülkiyeti mevzuatına tabi anagayrimenkullerin yönetiminde bu zorunluluk şu an için bulunmamaktadır.

Tebliğ: Toplantıya katılmayan kat maliklerine hem alınan kararları hem de toplantıda kabul edilmiş ise yeni dönemin işletme projesini tebliğ etmeyi unutmayın. Genel kurul öncesinde kat maliklerine eski dönem gelir gider tablosu ve faaliyet raporu ile denetim raporu gönderilmiş ise bunların tekrar gönderilmesine gerek yoktur. Ancak genel kurulda kesinleşmiş işletme projesinin toplantı öncesinde gönderilen işletme projesi ile aynı olsa dahi genel kurul kararı eki olarak gönderilmesi yapılacak icra takipleri ile uygulanacak gecikme tazminatlarının itiraz ve iptalini önleyecektir. Diğer taraftan eğer genel kurulda işletme projesi katılanların çoğunluğu ile kabul edilmemiş ise yöneticinin işletme projesini genel kurul kararı ile göndermesi de zorunludur. Bu tebliğ ile birlikte hem işletme projesinin 7 günlük itiraz süreci sonunda kesinleşmesi hem de 1 aylık dava açma hakkının başladığı göz önünde bulundurulması önem arz etmektedir.
Kat Mülkiyetinde Doğru Bildirim

Toplantıya katılmayan kat maliklerine tutanağı göndermeli miyim? 

Apartman toplantı karar tutanağının toplantıya katılmayan kat maliklerine de ulaştırılması önemlidir. Toplantıya katılmayan kat maliklerine bu toplantı tutanağının bir nüshası elden imza ya da iadeli taahhütlü posta yolu ile tebliğ edilmelidir. 

Apartman ve Site Genel Kurul Toplantısı Ne Zaman Yapılır?

Apartman Genel Kurul Toplantısı Nedir?

Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 29. maddesine göre “apartman genel kurul toplantısı” yani “kat malikleri kurulu”, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse, her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Toplu yapılarda ise kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse, ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır.” Önemli bir sebebin çıkması halinde, yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla, kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir.